Demander le contrat du titulaire sortant : ce que l'acheteur doit vous communiquer

Un contrat signé est un document public

Tant qu'une consultation est en cours, ses pièces sont préparatoires et l'acheteur peut refuser de les montrer. Dès que le marché est signé, elles deviennent des documents administratifs achevés, et le droit d'accès du code des relations entre le public et l'administration s'applique : toute personne peut en demander la communication, sans avoir à justifier pourquoi, sous réserve des secrets protégés par la loi.

Le Conseil d'État l'a rappelé en 2016 (CE, 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan, n° 375529) : les pièces d'un marché public sont en principe communicables, une fois signé. La seule limite sérieuse est le secret des affaires, c'est-à-dire ce qui révèle la stratégie commerciale ou les savoir-faire de l'entreprise retenue.

Ce droit est peu utilisé en dehors des candidats évincés, qui veulent comprendre pourquoi ils ont perdu. Il est pourtant plus utile encore à une entreprise qui prépare le renouvellement d'un contrat qu'elle ne détient pas.

Ce que vous pouvez obtenir

Sans réserve :

• Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), qui décrit ce que le titulaire fait réellement : surfaces à nettoyer, fréquences, sites, horaires, matériel, niveau de qualité attendu.
• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), qui fixe la durée, les reconductions, la formule de révision des prix, les pénalités et le délai de paiement.
• Le règlement de la consultation, qui donne les critères de choix et leur pondération la dernière fois.

Sous réserve d'occulter ce qui relève du secret des affaires :

• L'acte d'engagement, avec le montant global de l'offre retenue. Pour un accord-cadre, c'est souvent un montant maximum, pas une dépense.
• Les avenants, qui font partie du contrat. Un avenant qui ajoute des sites ou augmente le montant dit comment le besoin a évolué depuis la signature.
• Le rapport de présentation et la lettre de notification.

Ce que vous n'obtiendrez pas

• Le bordereau des prix unitaires de l'entreprise retenue. Depuis la décision de 2016, il n'est en principe pas communicable : il reflète la stratégie commerciale de l'entreprise, et le dévoiler fausserait la concurrence suivante. C'est précisément ce qu'on voudrait connaître, et c'est ce qui est protégé.
• Le mémoire technique, les moyens humains et matériels, les certifications et le chiffre d'affaires du titulaire.
• Les offres des entreprises non retenues.

Le montant global et le cahier des charges suffisent pourtant à beaucoup. Pour un marché de nettoyage, un montant sur quatre ans rapporté aux surfaces et aux fréquences du CCTP donne un ordre de grandeur du prix au mètre carré, que votre propre grille permet de comparer.

Pourquoi c'est utile avant un renouvellement

Le cahier des charges suivant reprend souvent le précédent. L'acheteur le corrige là où le contrat a posé problème, ajoute ou retire quelques sites, met à jour les fréquences. Lire le CCTP en cours, c'est lire un brouillon très avancé de la prochaine consultation, plusieurs mois avant sa publication.

Cela permet de :

1. Savoir si le contrat est à votre taille, avant d'y passer des soirées : nombre de sites, distances entre eux, horaires imposés, effectif nécessaire.
2. Préparer un chiffrage sur des quantités réelles, sans attendre les trois ou quatre semaines du délai de réponse.
3. Repérer ce que l'acheteur pourrait vouloir changer. Des pénalités lourdes, un avenant en cours de route, une clause de révision modifiée : autant de sujets à aborder s'il vous reçoit pendant qu'il prépare la suite.
4. Vérifier les reconductions. Le CCAP dit combien de périodes le contrat prévoit, ce qui lève le doute sur la date de fin réelle, comme expliqué dans notre article sur la reconduction.

Comment formuler la demande

Une demande écrite suffit, par courrier ou par email, adressée à l'acheteur. Les grandes collectivités et administrations ont une personne responsable de l'accès aux documents administratifs, souvent désignée sur leur site : c'est à elle que la demande peut être envoyée.

Pour qu'elle aboutisse vite, la demande doit désigner le marché sans ambiguïté : son objet, l'acheteur, la date de notification et, si vous l'avez, le nom du titulaire. Ces informations figurent dans les données essentielles de la commande publique. Listez ensuite les pièces voulues : CCTP, CCAP, règlement de la consultation, acte d'engagement, avenants. Demandez un envoi par email : un document déjà numérique se transmet sans frais.

Inutile de dire que vous comptez répondre au prochain appel d'offres. La loi ne demande aucun motif, et l'acheteur ne peut pas en exiger un.

Si l'acheteur ne répond pas

L'administration a un mois pour répondre. Passé ce délai, son silence vaut refus. Vous avez alors deux mois pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), en ligne et gratuitement, en joignant votre demande initiale. Cette saisine est obligatoire avant tout recours devant le tribunal administratif.

La CADA rend un avis, en principe dans le mois. L'acheteur n'est pas tenu de le suivre, mais un refus maintenu après un avis favorable peut être porté devant le tribunal administratif. Compter deux à trois mois au total quand l'acheteur traîne : une raison de plus pour faire la demande tôt, bien avant l'échéance.

Une demande précise, courtoise et limitée aux documents utiles a toutes les chances d'aboutir sans aller jusque-là.

Par où commencer

Créneau Public affiche pour chaque contrat l'acheteur, l'objet, la date de notification, le titulaire et la date de fin : tout ce qu'il faut pour rédiger la demande. Le bon moment est six à neuf mois avant l'échéance, quand l'acheteur n'a pas encore écrit la suite et que vous avez le temps de lire ce qui existe.